Workshop digital organisieren

Vom Präsenzformat zum virtuellen Live-Workshop. Darauf kommt es an.

 

„Direkter Austausch, Ergebnisse gemeinsam erarbeiten, das geht doch nicht.“ Oder: „Da macht doch keiner mit. Jeder lässt sich nur berieseln.“ Und: „Bei unserem Thema unmöglich“. Das sind die üblichen Vorbehalte, wenn es darum geht, einen Workshop digital statt physisch durchzuführen.

 

Dabei kann es durchaus sinnvoll sein, einen Workshop virtuell durchzuführen. Weil er sonst komplett ausfallen würde, weil Sie die Reichweite steigern möchten, Kosten oder Zeit eingespart werden muss oder schlichtweg nicht allen Teilnehmenden das Reisen möglich ist.

 

Natürlich lässt sich die Face-to-Face-Kommunikation online nicht exakt nachbilden. Dennoch gibt es funktionierende Möglichkeiten, Workshops auch virtuell durchzuführen. Ausschlaggebend dafür sind eine gut durchdachte Agenda, ein sinnvoller Ablauf und geeignete Interaktionsmöglichkeiten für die Teilnehmer. Denn ein Workshop unterscheidet sich von einem Vortrag darin, dass sich jeder einbringen kann. Ergebnisse werden nicht präsentiert sondern gemeinsam erarbeitet.

 

 

 

Wie kann dies digital funktionieren?

Wie muss ein virtueller Workshop konzipiert sein, damit er auch Ergebnisse liefert?

 

1. Kreatives Format: abwechslungsreich und interaktiv

Beachten Sie die wesentlich geringere Aufmerksamkeitsspanne bei Online-Formaten im Vergleich zu Präsenzveranstaltungen. Wechseln Sie Impulsvorträge und interaktive Sessions ab. Das bedeutet: Sie führen beispielsweise mit einer Präsentation oder einem Vortrag in das Thema ein, liefern Input, Rahmendbedingungen oder Fakten. Diese Phase motiviert und erklärt, worum es im Folgenden geht. Danach folgt ein Part, indem die Teilnehmenden gefragt sind. Jeder soll sich einbringen. Es geht darum, ein Ergebnis oder eine Lösung zu erarbeiten, die im Nachgang in einer gemeinsamen Review-Phase präsentiert wird. Oder stoßen Sie einen Austausch an, indem jeder seine Sichtweise oder Interessen darlegt. Diesen Ablauf können Sie je nach Workshop-Dauer wiederholen.

 

2. Zeitplanung: kurzweilig

Planen Sie den Ablauf Ihres virtuellen Workshops kurzweilig und abwechslungsreich. Wechseln Sie bewusst die Phasen „Input“, „Ausarbeitung“ und „Review“ miteinander ab. Etwa 45 Minuten ist eine geeignete Zeitspanne für die Input-Phase. Reicht Ihnen diese Zeit nicht für die Vermittlung der Inhalte, dann kürzen Sie. Lagern Sie reine Wissenselemente aus, indem Sie beispielsweise ein Skript oder Video im Nachgang aushändigen. Geben Sie den Teilnehmern auch ausgiebig Pausenzeit, um sich mit Getränken zu versorgen, zu stärken, durchzuatmen oder auch wichtige Mails zu checken. Das sorgt dafür, dass sie sich danach wieder konzentriert und motiviert dem Workshop widmen.

 

3. Virtuelle Didaktik: Dialog statt Monolog

Bewährte Vorgehensweisen eines Präsenzworkshops funktionieren im virtuellen Raum nur bedingt. Dass Teilnehmer abschweifen oder sich mit anderen Dingen beschäftigen, vermeiden Sie durch eine gezielte Online-Didaktik. Binden Sie die Teilnehmer so oft wie möglich ein. Stellen Sie in Vorträgen Rückfragen oder binden Sie Umfragen ein. Ergänzen Sie Diskussionsrunden durch Chats, Whiteboards oder Kommentarfunktionen. Eine Daumenregel besagt: Alle 7 Minuten eine Interaktion einplanen. Setzen Sie abwechselnd verschiedene Interaktionsformate gezielt ein:

Breakout-Räume: Die Gruppe in verschiedene virtuelle Räume / Sitzungen auffeilen

Interaktives Whiteboard: für kollaboratives Arbeiten. Jeder Teilnehmer kann Anmerkungen einfügen.

Umfragefunktion: Fragen stellen mit einer oder mehreren Auswahlmöglichkeiten

Chatnachrichten: Nachrichten oder Dateien an einzelne Benutzer oder eine Gruppe senden

Kommunikative Galerie-Ansicht: Alle Teilnehmer werden gleichzeitig angezeigt und können sich sehen

 

4. Die Gruppe aufteilen: Breakout-Sessions

Teilen Sie die Teilnehmer in der Phase „Ausarbeitung“ auf unterschiedliche Breakout-Räume auf. Wie bei einem Präsenzformat können so in Kleingruppen gezielt Ergebnisse selbst erarbeitet werden. Für Breakout-Sessions empfiehlt sich eine Gruppengröße von 3-5 Personen. Definieren Sie im Vorfeld eine klare Zeitangabe sowie eine verständliche Frage oder Aufgabenstellung. Geben Sie den Teilnehmern während den Breakout-Sessions auch die Möglichkeit, mit dem/den Referenten Kontakt aufzunehmen und Rückfragen zu stellen.

 

5. Steuernder Moderator/-in

Es ist wichtig, eine(n) Moderator/-in als Klammer um die Veranstaltung einzusetzen. Er/Sie muss die Veranstaltung eröffnen, die Teilnehmer zusammenbringen, in das Thema einführen, Regeln und das System erklären und ggf. auch einschreiten, um Zeitvorgaben einzuhalten oder Ergebnisse voranzutreiben. Da Moderatoren verschiedene Rollen erfüllen müssen (Organisator, Inhaltsexperte, Motivator, Didaktik-Experte), ist es eine gängige Methoden, Co-Moderatoren einzusetzen.

 

6. Klare Ankündigung

Informieren Sie bereits bei der Einladung die Teilnehmenden darüber, was sie erwartet. So können sich alle darauf einstellen. Geht es beispielsweise darum, zuzuhören, sich einzubringen, mitzumachen, Ergebnisse zu liefern oder um Networking? Eine klare Ankündigung ist die Voraussetzung für Interaktion und somit eine gute Zielerreichung.

 

7. Selbstverantwortung einfordern

Ein virtueller Workshop setzt ein hohes Maß an Selbstverantwortung der Teilnehmer voraus. Jeder Teilnehmer muss Eigenmotivation und Disziplin mitbringen. Bei allen Beteiligten muss ein Umdenken erfolgen. Moderatoren dürfen die Selbstverantwortung einfordern. Und die Teilnehmenden müssen sich bewusst machen, dass sie nur von der Veranstaltung profitieren, wenn sie sich verantwortungsvoll verhalten und agieren. Jeder trägt die Verantwortung für seinen Input und Output, seinen Zeitaufwand und eigenen Nutzen.

 

8. Passendes Technik-System

Ein virtueller Workshop funktioniert natürlich nur mit der Technik. Ohne Tool kein Workshop. Daher ist ein funktionierendes System ihr existenzieller Faktor. Das bedeutet aber nicht, dass Sie die Konzeption des Workshops an der Technik ausrichten. Vielmehr ist es umgekehrt. Wählen Sie das Workshop-Tool passend zur Teilnehmerzahl und den gewünschten Funktionalitäten. Falls Ihr Unternehmen bisher kein Konferenztool einsetzt, verschaffen Sie sich einen kurzen Marktüberblick: z.B. Go-to-Meeting, Go-to-Training, WebEx, Zoom, ClickMeeting, MS Teams, Skype for Business. Achten Sie bei virtuellen Workshops insbesondere auf die Interaktionsfunktionen. Es gibt auch die Möglichkeit, spezielle Interaktionstools wie teambits, TEDME, VOXR & Co. in Ihr eingesetztes Konferenztool einzubinden. Wichtig ist, die Technik im Vorfeld gründlich zu testen. Und fordern Sie auch den Zugriffstest von den Teilnehmer zeitig vor dem offiziellen Start.

 

 

Fazit:

Wie gelingt es also, eine Präsenzveranstaltung in einen virtuellen Live-Workshop zu transformieren? Durch Interaktion! Auf das Mitmachen und die Abwechslung kommt es an. Denn so erzielen Sie dauerhaft Aufmerksamkeit bei den Teilnehmern.

 

 

 

 

 

 

 

 

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