Wie digital müssen Events künftig sein?

Sind Präsenzveranstaltungen ein Auslaufmodell?

 

Haben traditionelle Veranstaltungen noch ihre Daseinsberechtigung? Sind klassische Messen, Tagungen und Kongresse ein Auslaufmodell?

Menschen haben nach wie vor das Bedürfnis, sich zu treffen. Reale Treffen und beruflich motivierte Veranstaltungen sind gefragt. In unserer digitalisierten Welt vielleicht sogar gefragter denn je. Denn der Wunsch nach Vernetzung und persönlichen Kontakten ist enorm.

Das zeigt auch die steigendende Zahl der Veranstaltungsteilnehmer in Deutschland. Sie hat sich in den letzten 10 Jahren konstant und deutlich von 302 Millionen auf 412 Millionen erhöht.1

Aber warum besuchen wir Veranstaltungen und was erwarten wir dort?

 

Warum besuchen wir Veranstaltungen?

 

NETZWERKEN ist DER Grund, warum Menschen ein Event besuchen. Marktneuheiten und Informationen erfahren wir heute online. Stattdessen suchen wir auf Veranstaltungen das, was in unserer digitalen Welt zu kurz kommt: Kontakte zu knüpfen, Meinungen und Erfahrungen auszutauschen, das Netzwerk zu erweitern, Körpersprache zu deuten etc. Genau deshalb lese ich oft in Feedback-Umfragen nach Veranstaltungen: „Die Pause hätte länger sein können.“

 

INTERAKTION ist der zweite Trend, der sich für Veranstaltungen abzeichnet. Wir wollen involviert sein, mitgestalten, interagieren, diskutieren, aktiv sein. Anstatt nur zuzuhören. Der Wunsch nach Partizipation und Interaktion nimmt zu. Dies belegt auch die Studie des Innovationsverbundes „Future Meeting Space“, die die Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche analysiert und die Erkenntnisse daraus veröffentlicht.2

 

EMOTION und ENTERTAINMENT punkten. Als Veranstaltungsbesucher wollen etwas erleben. Dies motiviert, überhaupt eine Veranstaltung aufzusuchen. Die Erinnerung an das Erlebte wirkt nachhaltig nach. Insbesondere dann, wenn uns die Veranstaltung begeistert hat, z.B. durch außergewöhnliche Orte, Live-Entertainment, Virtual Reality Erlebnisse…

 

WISSEN mitnehmen. Teilnehmer wollen durch die Veranstaltung ihren Wissensdurst stillen und sich beruflich und persönlich weiterentwickeln. Sie erwarten passgenaue, relevante Inhalte. Und sie möchten Wissen oder Lösungen gemeinsam und aktiv generieren. Die passive, rein frontale Wissensaufnahme hat ihren Reiz verloren.

 

Im Prinzip erwarten wir von Veranstaltungen das, was das Internet nur bedingt schafft: Persönliche Begegnung, Emotionen, gemeinsames Erleben, gemeinsam (Er-)Schaffen etc..

 

 

Wie sehen Messen, Tagungen und Kongresse der Zukunft aus?


Die Cebit wurde abgesagt. Namhafte Aussteller der IAA verkleinern deutlich ihren Messestand. Etablierte Kongresse sind teilweise in die Jahre gekommen: Formate mit Frontalbeschallung sind in der heutigen Arbeitswelt nicht mehr angebracht. Gleichzeitig meldet die Auma steigende Aussteller- und Besucherzahlen. 3 Das alles zeigt, die Eventbranche ist im Umbruch.

 

Veranstaltungen haben sich in der Vergangenheit bewährt und sind wichtige Bausteine in der geschäftlichen Kommunikation und dem Wissenstransfer. Das wird sich auch in Zeiten zunehmender Vernetzung nicht ändern. Was sich geändert hat, sind die ERWARTUNGEN DER TEILNEHMER. Sie möchten netzwerken, interagieren, Emotionen etc. Doch wir können ja Events nicht nur aus Networking-Pausen und Entertainment bestehen lassen!

 

Welche neuen Formate und Technologien werden den aktuellen Bedürfnissen gerecht? Die Antwort der Future Meeting Space-Studie sind eben genau die EVENTFORMATE, die Kreativität, Interaktion sowie den Ausbau des eigenen Netzwerkes fördern. Formate wie Table Sessions, Fishbowls, Worldcafés, Barcamps, CongressCamps, virtuelle oder hybride Events, Co-Working-Kongresse und viele mehr… Diese beispielhaften Eventformate und viele weitere werde ich in meiner Blog-Session „Eventformate“ in den nächsten Wochen detaillierter beschreiben.

 

 

 

 

Wie digital sollen oder müssen Veranstaltungen sein?

 

„Mittendrin statt nur dabei“, heißt die Devise des MCI im Whitepaper zum „Kongress der Zukunft“. Die künftigen Kongressbesucher sind aus ihrem Arbeits- und Privatleben den Umgang mit innovativen Technologien gewohnt und erwarten solche auch beim Kongress.“4

 

Sie können Veranstaltungen komplett digitalisieren. Oder Sie ergänzen Ihr Live-Event mit digitalen oder virtuellen Eventbausteinen: Veranstaltungs-Apps, Live-Votings, Live-Quiz, Soziale Netzwerke in allen Phasen der Veranstaltung, mobile Live Reporting, Live-Übertragungen bis hin zu VR oder Visualisierungshilfen. Wichtig ist dabei, diese so zu integrieren, dass sie für Ihre Besucher, Veranstalter, Sponsoren oder Aussteller Mehrwehrte bringen.

 

Hier einige Beispiele:

 

Networking-Tools, Matchmaking-Angebote oder Social Boards unterstützen die Vernetzung, Zusammenarbeit und Kommunikation der Teilnehmer. Sie ersetzen zwar keine Kommunikation von Angesicht zu Angesicht oder multisensorischen Erlebnisse mit dem Gegenüber. Ihr Vorteil liegt in der Reichweite und der Möglichkeit, auch zeitversetzt zu kommunizieren. So verlängern Sie das Veranstaltungserlebnis auch in das Vor- und Nachfeld Ihrer Veranstaltung.

 

Seitenstarke Programmhefte sind nicht mehr gefragt. Eine Veranstaltungs-App bildet das Programm digital ab. Jeder Teilnehmer hat die App direkt auf seinem Smartphone. Dies ermöglicht, Fragen in Echtzeit an die Referenten zu stellen, Live-Abstimmungen, Live-Quizz, Vorträge und Folien online abzurufen etc.

 

Aber auch Ihnen als Veranstalter stiftet die Technik Nutzen. Leads können digital gescannt werden. Die Analyse von Besucherströmen schafft Ihnen neue Erkenntnisse und lässt Schlüsse für künftige Events zu. Digitale Wegeleitsysteme führen Ihre Besucher direkt zu passenden Angeboten, etc.

 

Klar ist, die Technik ist sinnvoll. Aber sie ist nur ein Hilfsmittel, um die Veranstaltungsziele zu erreichen. Daher müssen sie mit Bedacht ausgewählt und eingebunden werden. Und sie müssen sich an der Zielgruppe orientieren. Digital Natives teilen ihre Meinung gerne mit anderen und das Aufspielen einer App ist selbstverständlich. Ein konservatives Publikum tut sich vielleicht schwerer mit neuen Möglichkeiten und braucht mehr Hilfestellung und Erklärung.

 

 

Was bedeutet das für die Organisation Ihrer Veranstaltungen?

 

Die Veranstaltungsplanung steht vor der Herausforderung Eventformate auszuprobieren und miteinander zu kombinieren sowie digitale Eventbausteine clever zu integrieren.

 

KREATIVITÄT und MUT. Als Eventmanager brauchen Sie ein breit gefächertes Wissen über Eventformate und digitale Eventbausteine. Ist Ihr Kompetenzspektrum breit genug? Welches Portfolio kennen Sie, um daraus das Passende auszuwählen? Es geht auch darum, sich zu trauen, Prozesse neu anzupacken und Denkweisen zu ändern. Sie brauchen Mut, Dinge auszuprobieren – gerade bei partizipativen Eventformate, die eine gewisse Unplanbarkeit mit sich bringen.

 

FLEXIBILITÄT und KURZFRISTIGKEIT. Eine Veranstaltung benötigt nach wie vor einen fest vorgegebener Rahmen. Dennoch sollten Sie ausreichend Raum und Zeit einplanen für die Vernetzung untereinander. Planen Sie zudem in das Programm flexible Slots ein. So können Sie auch kurzfristig tagesaktuelle Themen mit kurzer Vorbereitungszeit integrieren.

 

TOOLS SELBST NUTZEN. Welche digitale Möglichkeiten setzen Sie selbst ein, um effizienter zu arbeiten? Nutzen Sie als Eventmanager Tools für Buchungen, Teilnehmermanagement, Projektmanagement etc.

 

FLEXIBLTE RAUMKONZEPTE. Geänderte Teilnehmer-Erwartungen und neue Veranstaltungsformate erfordern auch neue Raumkonzepte. Die Anforderungen sind vielseitig: Erlebniszonen, Ruheoasen und Arbeitsräume und vieles mehr. Diese müssen gestaltbar sein, ebenso wie veränderbare Settings und Anpassungen an unterschiedliche Gruppengrößen.

 

TECHNIK-ANFORDERUNGEN. Stabiles W-LAN ist eine Selbstverständlichkeit, wenn nicht sogar ein K.O.-Kriterium. Damit ernten Sie kein Lob oder Applaus mehr. Genauso wie mit einer cleveren Stromversorgung mit ausreichend Steckdosen. Punkten können Sie dagegen mit Technik wie: (Effekt-)Beleuchtung, Tontechnik, selbst projizierenden Flächen, Whiteboards, digitalen Wegeleitsystemen, digitale Leadscannern, Self-Service-Terminals etc.

 

Das Hannover Congress Centrum (HCC) macht flexible Raumkonzepte und Technik-Einsatz erlebbar. Mit einem entsprechend ausgestatteten und designten Raum präsentiert es die Visionen der Future Meeting Space-Studie hautnah. Hier können Raumkonzepte und innovative Technik live ausprobiert werden.5

 

Fazit

Präsenzveranstaltungen haben auch mittelfristig ihre Daseinsberechtigung. Der persönliche fachliche Austausch von Angesicht zu Angesicht ist und bleibt ein elementarer Erfolgsfaktor von Messen, Tagungen und Kongressen. Reale Treffen sind für unsere persönlichen Beziehungen unverzichtbar.

 

Allerdings müssen Sie als Veranstaltungsplaner Ihre Events kritisch hinterfragen. Welche Ziele verfolgen Sie? Welche Erwartungen haben Ihre Teilnehmer? Erreichen Sie diese mit Ihrem (bisherigen) Eventformat? Dann prima. Weitermachen!

 

Ansonsten heißt es: Querdenken. Welche neuen Eventformate und Tools passen besser zu Ihren Zielen und Ihrer Zielgruppe? Welche Technologien und Raumkonzepte sind denkbar? Ist ein radikaler Cut sinnvoll oder ein sanfter Übergang? Genügt es, digitale Bausteine in Ihr bestehendes Format einzubinden? Oder soll alles auf den Kopf gestellt werden? Auch wenn diese Fragen unbequem sind – sie sind nötig, um mit der Zeit zu gehen.

Stellen Sie sich diese Fragen am Besten BEVOR Sie sind abgehängt werden.

 

 

 

 

Quellen:

1 Meeting- & EventBarometer: https://www.dropbox.com/s/wr480idsqfyytmi/190516%20ManagementInfo_MEBa_2019.pdf?dl=0

2 Future Meeting Space-Studie: Die „Future Meeting Space-Studie“ ist eine Studie des Innovationsverbundes des GCB German Convention Bureau e. V. mit dem Europäischen Verband der Veranstaltungs-Centren e. V. und dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO. Ziel der Studie ist es, Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche zu analysieren und Anforderungen für erfolgreiche Veranstaltungen zu entwickeln. https://future-meeting-space.de/wp-content/uploads/2016/10/Future_Meeting_Space_Phase_I_Management_Summary_12_10_2016_Web.pdf

3 Auma Branchenkennzahlen: https://www.auma.de/de/zahlen-und-fakten/branchenkennzahlen

4 Whitepaper zum „Kongress der Zukunft“: https://www.mci-live.de/wp-content/uploads/m8781-18278-11as2903/MCI-Whitepaper-Kongress-der-Zukunft.pdf?gl=ed9f4887-9946-4c7f-80b8-e56360f28652

5 Video HCC Future Meeting Space Raum: https://gcb.de/de/germany-meetings-magazin/next-stop-germany/2019/meeting-zukunft-zum-anfassen.html

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