Welches digitale Veranstaltungsformat eignet sich wofür?

Ein Überblick

 

Digitale oder virtuelle Veranstaltungen sind mehr als ein Trend. Sie sind ein sinnvolles Veranstaltungsformat und weit mehr als eine momentane Notlösung durch Reise- und Kontakteinschränkungen. Virtuelle Events werden auch künftig eine Rolle spielen – als wertvolle Ergänzung lokaler Präsenzveranstaltungen im Rahmen des Marketing-Mixes.

Denn jedes Veranstaltungsformat hat seine Berechtigung. Denn die Event-Welt hat sich gedreht und ist digitaler geworden. Viele haben erkannt, es funktioniert und die Vor- und Nachteile verschiedener Eventformate kennen gelernt. Es gilt, für jeden Bedarf das passende Format auszuwählen. Von daher ist es richtig und wichtig, sich jetzt mit digitalen und virtuellen Event-Möglichkeiten zu beschäftigen.

 

Welche digitalen Veranstaltungsformate gibt es? Und was ist wofür geeignet?

Zu unterscheiden sind rein virtuelle Veranstaltungen und hybride Veranstaltungen. Im ersten Fall wird die Veranstaltung komplett online und digital durchgeführt. Im zweiten Fall werden physische Präsenzveranstaltungen um digitale Elemente ergänzt.

 

1. Rein virtuelle Veranstaltungen:

 

Virtuelle Meetings, Webinare und Präsentationen

Hier geht es um den Austausch in kleineren Gruppen per Video und Ton. Es kann sich dabei um eine Live-Präsentation oder einen Vortrag handeln. Ein internes oder externes Meeting mit Kollegen, Kunden oder potentiellen Kunden. Es kann eine Expertenbefragung in Interviewform sein. Die Dauer liegt oft zwischen 45-90 Minuten und orientiert sich an der Aufmerksamkeitsspannung der Teilnehmenden. Interaktionsmöglichkeiten zwischen Rednern und Teilnehmern (Fragen und Antworten, Chat), ein Livestreaming (z.B. Über Soziale Medien) oder eine Aufzeichnung sind möglich. Technisch werden dazu im weitesten Sinne Videokonferenz-Tools verwendet. Beispiele sind Zoom, Microsoft Teams, WebEx Meetings, Adobe Connect, Teamviewer, Circuit, Facebook live, GoToMeeting, Join.me und andere.

 

Virtuelle Konferenzen und Tagungen

Mit virtuellen Konferenzen und Tagungen lässt sich ein komplexes Programm online darstellen. Das Veranstaltungsformat eignet sich auch für größere Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern. Die Dauer der Veranstaltung erstreckt sich meist über 1 oder 2 Tage. Mehrere Vorträge, Präsentationen Keynotes, Sessions, Talkrunden und Breakouts lassen sich in einem Single-Stream oder Multi-Stream darstellen. Bei einem Single-Stream gibt es eine einheitliche Agenda für alle Teilnehmenden. Bei einem Multi-Stream gibt es zeitlich parallele Vorträge und Veranstaltungsoptionen. Es lassen sich auch Möglichkeiten für das Live-Engagement der Teilnehmer einbauen: Fragen stellen, voten, interagieren, in Workshops mitwirken etc. Bei der Wahl des Tools kommt es sehr auf die Teilnehmer-Anzahl sowie den gewünschten Funktionsumfang an. Teilweise eignen sich dafür bereits Videokonferenz- beziehungsweise Webinar-Lösungen. Es gibt aber auch spezielle Plattformen für größere Veranstaltungen, z.B. VOXR GoVirtual, Converia, Microsoft Teams, Skype for Business, Cisco Converve, WebEx, BlueJeans, Circuit Events u.a.

 

Virtuelle Messen

Eine virtuelle Messe ist wohl das umfangreichste virtuelle Veranstaltungsformat. Es ergänzt ein umfangreiches Konferenz-/Tagungsprogramm um eine Ausstellerfläche. Die virtuelle Plattform ahmt im Prinzip eine klassische Präsenzmesse in 2D oder 3D grafisch nach. Es gibt ein Foyer mit Info Desk, ein Auditorium für Vorträge, Workshop-Räume, Networking-Areas und eine Ausstellerfläche, auf der sich Firmen mit ihren Messeständen präsentieren. Es gibt diverse digitale Funktionalitäten wie Onlineregistrierung, Chat, Networking. Technik-Anbieter für virtuelle Messen sind unter anderem Expo IP, meetyoo, camalot, Events66, cueconcept, , Völkel ITK u.a.

 

2. Hybride Veranstaltungen:

Ein hybrides Event ist eine Präsenzveranstaltung, ergänzt um digitale bzw. virtuelle Elemente. Durch die virtuelle Parallelwelt können die Teilnehmenden sowohl physisch als auch digital anwesend sein. Insbesondere Live-Übertragungen ermöglichen teilzunehmen, ohne räumlich anwesend zu sein. So erweitern die digitalen Bausteine hybrider Events die Reichweite, Interaktion und Informationstiefe des Live-Events.

Digitale Elemente lassen sich in allen Phasen der Veranstaltung integrieren – vor, während und nach dem Live-Events. Bereits im Vorfeld können die Teilnehmer per App-Abfrage oder über digitale „Matchmaking“-Tools in die Themenplanung mit einbezogen werden. Interaktion über Social Media ist vor, während und nach dem Event möglich: zur Infovermittlung, dem Austausch, der Kommentierung, dem Datenupload oder Votings mit Echtzeitauswertung. Event-Apps helfen den Teilnehmern, sich zu vernetzen, kommunizieren, abzustimmen oder sich zu informieren. Location-based Services (z.B. Virtual Reality, Kongress-Guide) schaffen neue Einblicke und Orientierung vor Ort.

 

Fazit:

Virtuelle Veranstaltungen bieten ein enormes Potenzial für Veranstalter. Sie sind eine perfekte Ergänzung des Marketing- und Eventmixes. Sie schaffen hervorragende Möglichkeiten, mehr Reichweite und neue Kontakte zu erzielen. Die Teilnahmebedingungen sind im Vergleich zu physischen Events einfach, jederzeit und ortsunabhängig möglich. Keine Frage – sie ersetzen nur bedingt die die Face-to-Face Kommunikation und den Erlebnischarakter von Präsenzveranstaltungen. Wo das besonders wichtig ist, sind hybride Events von Vorteil. Bleibt abzuwarten, ob sich dieses Eventformat zum Veranstaltungsformat der Zukunft entwickeln wird – sozusagen das Beste aus allen Welten! Egal für welches Veranstaltungsformat Sie sich entscheiden, Sie benötigen einen guten Überblick über Ihre Anforderungen und die möglichen Optionen, um daraus das passende auszuwählen. Die Möglichkeiten sind vielseitig und die technischen Optionen wachsen und erweitern sich dynamisch. Auf alle Fälle werden sich virtuelle Veranstaltungen künftig behaupten.

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