Virtuelle Events Ja/Nein?

So entscheiden Sie, ob Sie künftig virtuelle Events planen sollten.

 

Überlegen Sie gerade, ob Sie Ihre Veranstaltung künftig virtuell durchführen sollen? Diese Frage beschäftigt aktuell viele Veranstalter. Die Digitalisierung ist in der Eventbranche in aller Munde. Aber WIE digital muss es künftig sein? Ist dies ÜBERHAUPT sinnvoll oder sogar UNBEDINGT erforderlich?

 

In diesem Blogartikel stelle ich Ihnen virtuelle Möglichkeiten für Ihr Event vor. Und ich zeige Ihnen Entscheidungskriterien auf, an denen Sie festmachen können, wie digital Ihre Veranstaltung werden soll.

 

Wie digital soll es sein?

Grundsätzlich gibt es drei Varianten: Sie können Ihre Veranstaltung als Live-Event wie bisher planen. Sie können ein Event komplett virtuell durchführen. Oder Sie wählen einen Mix aus live und virtuell. Was richtige Format, also der Grad an Digitalisierung ist, hängt von Ihrer Zielgruppe und Ihrem Thema, beziehungsweise Produkt ab.

 

 

 

Ihre Teilnehmer

Virtuelle Events sind für viele doch noch neu und daher ungewohnt. Sind die potentiellen Teilnehmer im Netz aktiv und gehört Digitales völlig selbstverständlich zum Alltag dazu. Dann ist die Einführung eines virtuellen Formats sicher einfacher als bei einer konservativen Zielgruppe. Stellen Sie sich die hypothetische Frage: Wie reagieren meine Wunschteilnehmer, wenn Sie sie zum Event einladen? Sagen Sie: Cool, das hört sich klasse an. Tolle Idee. Oder blocken sie direkt ab oder verstehen sogar überhaupt nicht, worum es geht?

 

Ihr Thema

Der zweite Punkt, ist Ihr Thema, Ihre Branche, Ihr Produkt. Was ist Ihr Hauptanliegen, warum Sie die Veranstaltung durchführen? Virtuelle Formate eignen sich natürlich prima, um Wissen zu vermitteln oder Technologie zu präsentieren. Aber es gibt auch Themen, die sich virtuell nur schwer abbilden lassen. Wollen Sie Dinge haptisch erlebbar machen? Muss man Ihr Produkt einfach gesehen haben? Oder kommt es auf das Riechen, Schmecken oder Tasten kann? Wein, Parfum, Food sind Beispiele dafür. Dann spricht dies eher für das klassische Live-Event.

 

Was sind virtuelle Events?

Welche Möglichkeiten gibt es? Sie können eine Veranstaltung, z.B. eine Messe oder einen Kongress, komplett virtuell durchführen. Ohne die Anmietung einer Location oder Räumlichkeiten. Ohne Anreise der Teilnehmer, Zimmerbuchungen etc. Ausschließlich virtuelle Events finden rein digital statt. Bei kleineren Veranstaltungen eignen sich dazu Webinare, eine Webinar-Reihe, Videokonferenzen oder Live-Streaming.

 

Aber selbst große Events können Sie rein virtuell veranstalten. Auf interaktiven Plattformen lassen sich virtuelle Messen oder virtuelle Kongresse realitätsnah abbilden. Dazu gibt es Technologie-Anbieter wie zum Beispiel EXPO-IP oder ubivent. Sie erstellen für Sie eine virtuelle Veranstaltungsumgebung. Diese ist je nach Anforderung dem Live Erlebnis nachempfunden mit Foyer, Plenum, Firmenausstellung, Info-Desk in etc. So können die Teilnehmer – wie an einem Live-Event an Vorträgen teilnehmen, sich an Messeständen informieren und Gespräche führen.

 

Für viele Veranstalter klingt dies noch etwas unreal. Zukunftsmusik vielleicht. Es fehlt Erfahrung und Mut, eine Veranstaltung komplett ins Virtuelle zu verlegen. In diesem Fall gibt es viele Möglichkeiten Live-Events mit virtuellen Elemente zu kombinieren. Beispielsweise kann eine Veranstaltung tatsächlich in einem Tagungsraum oder auf einem Messegelände stattfinden und gleichzeitig wird ein Teil des Programms online übertragen. Dies können beispielsweise Vorträge per Livestream sein. Man spricht dann von hybriden Events. Ihre Besucher haben so die Wahl, vor Ort oder virtuell teilzunehmen – ohne selbst anzureisen. Eine interessante Kombination von live und virtuell, ist auch Multi Hub Event. Dies ist ein räumlich verteilter Kongress, der an mehreren Standorten stattfindet. Die einzelnen „Hubs“ werden übertragen (z.B. Videokonferenz), so dass jeder standortunabhängig das gesamte Programm verfolgen kann.

 

Vorteile virtueller Events

Damit sind wir auch schon bei den Vorteilen virtueller Events. Veranstalter sparen Kosten für Raummiete, Personal vor Ort oder Catering. Teilnehmer sparen Reise- und Übernachtungskosten und noch viel wichtiger: die Reisezeit. Dadurch können Menschen teilnehmen, die aufgrund der Entfernung, Kosten, Büropräsenzpflicht oder Zeiteinschränkungen nicht vor Ort kommen könnten. Dies beschert Ihnen als Veranstalter wiederum eine ungemein höhere Reichweite und Teilnehmerzahl. Zumal Sie auch Vorträge im Nachgang – also zeitversetzt bereitstellen und Ihr Event so verlängern können. Virtuelle Events punkten natürlich auch aus Umweltaspekten. Denn gerade die Nachhaltigkeit ist ja in allen Bereichen ein aktuelles, öffentliches Thema. Keine Anreise, also weniger Emissionen. Kein Print-Material, kein Messebau, kein Catering, also weniger Müll. Die Vorteile sprechen für sich.

 

Aber muss man auch klar sagen: Virtuelle Events ersetzen nicht den tatsächlichen Kontakt von Angesicht zu Angesicht. Persönliches Kennenlernen, Emotionen empfinden oder haptisches oder Erleben sind eben nur bedingt virtuell möglich. Die spannende Frage ist, welche Vor- und Nachteile überwiegen. Daraus ergibt sich, welches Format sich am Besten eignet, um Ihre Veranstaltungsziele zu erreichen.

 

 

 

 

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