Digitale Veranstaltungen planen:

So erstellen Sie ein Event-Konzept für eine virtuelle Veranstaltung

 

Diese Unterschiede müssen Sie im Vergleich zu Präsenzevents beachten. Eine virtuelle Veranstaltung zu realisieren, ist keine technische Herausforderung, sondern eine konzeptionelle. Natürlich muss man sich mit der Wahl des richtigen Tools beschäftigen. Aber die wichtigere Frage ist, wie die Veranstaltung konzipiert sein muss, damit sie zum gewünschten Erfolg führt. Ein Konzept für eine virtuelle Veranstaltung zu erstellen, stellt die meisten Eventplaner vor eine Herausforderung.

Warum ist dies so? Warum ist es so schwer, ein Konzept für virtuelle Veranstaltungen zu erstellen? Weil wir erstens schlichtweg wenig Erfahrung damit haben. Und weil sich virtuelle Veranstaltungen in einigen Bereichen von Präsenzveranstaltungen deutlich unterscheiden. Doch was sind diese Unterschiede? Und wie wird man ihnen bei der Event-Konzeption gerecht?

 

 

7 Tipps für Event-Konzepte virtueller Veranstaltungen:

 

Tipp 1: Auf den Content kommt es an.

Bei virtuellen Veranstaltungen fehlt die physische Erlebniskomponente. Die typische Live-Experience gibt es nicht. Und es macht auch keinen Sinn zu versuchen, diese zu replizieren. Denn im Vergleich zu einem Live-Event kann eine digitale Veranstaltung nur bedingt atmosphärische Elemente oder emotionale Erlebnisse nachbilden. Bei digitalen Events hängt alles viel stärker von der Relevanz der Inhalte ab. Content ist King! Die Inhalte der Veranstaltung müssen ganz genau zu den Interessen der Teilnehmer passen. Denn nur diese inhaltliche Komponente schafft für die Teilnehmer Mehrwert. Man möchte etwas erfahren, kennenlernen, sehen oder erklärt bekommen. Man möchte hinterher mehr wissen als zuvor. Identifizieren Sie also im Vorfeld der Veranstaltung möglichst exakt den Wissens- und Informationsbedarf der Gäste. Z.B. durch Interessens-Abfragen und die Auswertung des Klick-/Anmeldeverhaltens. Stricken Sie das Veranstaltungsprogramm entsprechend und sorgen Sie für richtig gute und bedarfsgerechte Inhalte!

 

 

 

 

Tipp 2: Spannungsbogen aufbauen

Die Aufmerksamkeitsspanne im Internet ist gering. Die möglichen Ablenkungen sind groß. Noch dazu sind die Teilnehmer unbeobachtet und in jeweils unterschiedlichen Situationen. Möglicherweise erfolgt der Zugriff sogar über mobile Endgeräte und außerhalb der üblichen Arbeitsumgebung. Die Kunst ist es, die Zuhörer in den Bann zu ziehen – sie zu gewinnen, sich konzentriert der Veranstaltung zu widmen. Dies gelingt, indem Sie einen Spannungsbogen aufbauen. Planen Sie den Zeitpunkt Ihrer Programm-Highlights gezielt ein. Weisen Sie mehrfach darauf hin, warum es sich lohnt, dabei zu bleiben. Planen Sie die Agenda so, dass die Themen aufeinander aufbauen. Sorgen Sie für Abwechslung, indem Sie beispielsweise Einzelvorträge, Interviews und interaktive Parts kombinieren. Weisen Sie auch gezielt darauf hin, andere Browser oder PC-Anwendungen zu schließen.

 

Tipp 3: Interaktion der Teilnehmer. Kein Monolog vor der Kamera

Das Teilnehmer-Engagement eines virtuellen Events unterscheidet sich grundsätzlich von dem physischer Veranstaltungen. Nur zwei von fünf Sinnen werden angesprochen: Das Hören und Sehen. Insofern ist das Veranstaltungserlebnis deutlich reduziert. Noch dazu bleiben Informationen besser im Gedächtnis, wenn viele Sinne einbezogen oder Ergebnisse selbst erarbeitet und ausprobiert werden. Dies gelingt bei virtuellen Veranstaltungen, indem Sie Ihre Teilnehmer durch Interaktionsmöglichkeiten einbinden. Machen Sie Ihre Teilnehmer zum aktiven Part. Lassen Sie sie beispielsweise durch Umfragen, Chats, häufiges Fragenstellen etc. mitwirken.

 

Tipp 4: Bestmögliche Technikübertragung

Ohne Technik geht natürlich nichts. Sorgen Sie für eine stabile und sichere technische Infrastruktur und berücksichtigen Sie auch Worst Case-Szenarien. Beachten Sie ebenfalls, dass die Teilnehmer mit unterschiedlichen Endgeräten an der Veranstaltung teilnehmen. Die Übertragung sollte grundsätzlich auf verschiedenen Computersystemen sowie mobilen Geräten möglich sein. Zudem kann sich die Bildqualität und Tonqualität der verwendeten Geräte der Teilnehmer erheblich unterscheiden. Auch der Bildausschnitt der Bildübertragung ist für die Betrachter viel kleiner. Beachten Sie diese Faktoren in Ihrem Veranstaltungskonzept. Sorgen Sie dafür, dass alles Wichtige optisch und akustisch gut wahrnehmbar ist. Vergewissern Sie sich auch zu Beginn, ob Sie alle hören und sehen können.

 

Tipp 5: Interessensorientierte Kommunikation im Vorfeld

Informieren Sie Ihre Teilnehmer im Vorfeld mehrmals über die Inhalte, Themen und Nutzen der Veranstaltung. So vermeiden Sie hohe No-Show-Raten. Wenn sich die Teilnehmer von der Veranstaltung einen wirklichen Mehrwert versprechen, loggen sie sich am Veranstaltungstag auch tatsächlich ein. Kündigen Sie die Veranstaltungsinhalte durch E-Mails und auf Ihren Online-Kanälen an. Im Optimalfall mehrfach, so dass Ihre Teilnehmer wissen, was sie erwartet. Und versuchen Sie dadurch auch Vorfreude und Spannung aufzubauen auf das, was man sich freuen kann. Nur so wird Ihr Event fest in den Terminkalendern der Anmelder verankert.

 

Tipp 6: Segmentierte, mehrfache Eventkommunikation

Bewerben Sie Ihre Veranstaltung zielgenau und segmentiert. Ihre Teilnehmer melden sich nur an, wenn sie sich für Ihre Situation relevante Mehrwerte erwarten. Clustern Sie Ihre gewünschten Teilnehmer in Gruppen und informieren Sie diese vor der Veranstaltung mit passgenauen Inhalten. Statt mit der „großen Gießkanne“ sollten Sie die Bewerbung Ihrer Veranstaltung in segmentierte Einladungssequenzen packen. Sorgen Sie für einen personalisierten, einfachen Anmeldeprozess. Und kontaktieren Sie Ihre Teilnehmer mit Erinnerungsmails. Nehmen Sie sie durch gezielte und regelmäßige Kommunikation mit auf die Reise vor und nach dem Event.

 

Tipp 7: Gezieltes Event-Tracking

Ihre Teilnehmer hinterlassen „digitale Spuren“. Von Anfang an. Nutzen Sie daher bei Digitalen Veranstaltungen ein gezieltes Tracking. Vor, während und nach dem Event: Bei der Anmeldung der Teilnehmer und Auswahl/Favorisierung von Themen, beim Betreten sowie Verlassen virtueller Räume, bei Abfragen, Bewertungen, Chats, der Nutzung von Angeboten etc. Diese Daten helfen Ihnen, die aktuelle Veranstaltung und Themenplanung bedarfsgerecht zu gestalten. Und sie geben Ihnen wichtige Hinweise für künftige Events.

 

Fazit:

Vermeiden Sie, ein bewährte oder geplante Live-Veranstaltung 1:1 in ein digitales Format zu transformieren. Stellen Sie unbedingt die Situation und Bedürfnisse der gewünschten Teilnehmer in den Vordergrund. Und orientieren Sie Ihr Veranstaltungskonzept daran, wie Sie die Erwartungen bestmöglich erfüllen können. Lassen Sie sich nicht enttäuschen von Faktoren, die digital nur schwer abbildbar sind. Sie organisieren ein virtuelles Event und kein physisches. Nutzen Sie daher die Vorteile virtueller Veranstaltungen voll aus.

 

 

 

 

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