In 10 Schritten zum Event-Projektplan

Mit diesem Leitfaden gelingt Ihre Veranstaltungsorganisation.

 

Sie haben den Startschuss für Ihre Event-Organisation bekommen? Das Strategie-Konzept steht. Prima. Jetzt geht es los mit der konkreten Organisation. Es ist nun Zeit, einen Event-Projektplan zu erstellen.

Auf die Details kommt es an. Denn am Ende sind es genau die vielen kleinen Dinge, die dafür sorgen, dass Ihre Veranstaltung rundum gelingt. Also zu einer richtig runden Sache wird.

Ein guter Event-Projektplan enthält alle Details Ihrer Veranstaltung. Er strukturiert, priorisiert und terminiert diese und zeigt Ihnen, was Sie wann zu erledigen haben. So dass Sie bei der Organisation nichts vergessen und jederzeit den Überblick haben.

Doch wie erstellt man einen praxistauglichen Projektplan? Und was gehört hinein?

 

So gelangen Sie zum Event-Projektplan in 10 Schritten:


Schritt 1: Location

  • Raumbedarf (Größe, Anzahl)
  • Bestuhlung
  • Mobiliar / Equipment
  • Technik
  • Beschilderung
  • Parkplätze

 

Schritt 2: Programm

  • Programmablauf
  • Agenda
  • Vorträge / Präsentationen / Workshops
  • Referenten / Moderatoren
  • Show / Musik
  • Abendprogramm

 

Schritt 3: Dienstleister

  • Projektleiter
  • Caterer
  • Messebauer
  • Technik
  • Film / Ton
  • Hostessen
  • Presse
  • Druckerei / Lettershop
  • Dekoration
  • Security
  • Feuerwehr / Erste Hilfe
  • Dolmetscher
  • Garderobenpersonal

 

 

Schritt 4: Catering

  • Art (Lunch, Dinner, Buffet, Imbiss, Menü, Flying-Dinner etc.)
  • Getränke
  • Alternativgerichte (Vegetarier, Veganer, Allergien)
  • Servicepersonal
  • Geschirr, Besteck, Gläser
  • Aufbau / Anlieferung
  • Mobiliar / Equipment

 

 

Schritt 5: Werbemittel

  • Messestand
  • Roll-ups
  • Plakate / Transparente / Fahnen
  • Print-Medien
  • Digitale Medien
  • Event-App

 

 

Schritt 6: Team

  • Personalplanung und Aufgabenverteilung
  • Briefing
  • Dress-Code
  • Übernachtungen
  • Reiseplanung
  • Abendprogramm

 

 

Schritt 7: Logistik

  • Materialliste
  • Spedition
  • Reiseplanung
  • Auf- und Abbauplanung

 

 

Schritt 8: Teilnehmer

  • Eventkommunikation (Einladung/Bewerbung)
  • Ticketing
  • Übernachtung
  • Anreise und Parken
  • Transfer
  • Teilnehmermappen
  • Teilnehmerliste
  • Namensschilder
  • Handouts
  • Give-Aways

 

 

 Schritt 9: Rechtliches

  • Verträge Location, Dienstleister, Programm
  • Deadlines und Stornotermine
  • Versicherungen (Haftpflicht, Transport, Diebstahl)
  • Gema
  • Behörden

 

 

Schritt 10: Event-Nachbereitung

  • Debriefing
  • Feedback-Erfassung
  • Follow-up
  • Evaluation
  • Lessons Learned
  • Folgeveranstaltung

 

 

So, los geht’s.

Starten Sie mit dem ersten Schritt! Erstellen Sie nun Ihren individuellen Event-Projektplan!

 

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