Das perfekte Event-Konzept. Was gehört rein?

Mit diesem 10-Punkte-Plan erstellen Sie Ihr Event-Konzept.

 

Ein durchdachtes Event-Konzept ist Baustein Nummer 1 für eine erfolgreiche Veranstaltung. Es definiert Ihre Veranstaltung zu Beginn – noch bevor Sie in die Details der Eventorganisation eintauchen. Es ist deshalb so wichtig, weil es den Zweck Ihres Events, die Ziele und Rahmenbedingungen definiert.

Sobald Sie mit der Organisation beginnen, stecken Sie sehr tief in Kleinigkeiten. Die Kunst dabei ist, sich nicht zu verzetteln oder unbemerkt „abzubiegen“. Das Konzept ist Ihre Leitlinie, die Ihnen immer wieder die Richtung Ihrer anvisierten Strategie weist.

Legen Sie mit Ihrem Veranstaltungskonzept den Grundstein, sodass Ihre Veranstaltung ein Knaller wird.

Doch was gehört alles in ein Event-Konzept?

 

Mit diesem 10-Punkte-Plan erstellen Sie Ihr Event-Konzept und vermeiden strategische Fehlplanungen.

 

1 – Ziele der Veranstaltung
Welche Ziele verfolgen Sie mit der Veranstaltung? Möchten Sie Ihr Image verbessern, Fachkompetenz beweisen oder für mehr Bekanntheit sorgen? Kommt es Ihnen aufs Netzwerken an, also neue Kontakte zu knüpfen oder bestehende Kontakte zu pflegen? Oder zielen Sie auf konkrete Verkaufsabschlüsse oder vertrieblich relevante Leads ab? Werden Sie sich klar, warum Sie überhaupt die Veranstaltung durchführen! Richten Sie die Organisation dann zielgerichtet darauf aus.

2 – Zielgruppe
Wer soll Ihre Veranstaltung besuchen? Kunden oder neue Kontakte? Welche Gemeinsamkeiten haben sie? Beschreiben Sie Ihre Wunschteilnehmer anhand gemeinsamer Merkmale wie Branche, Region, Position, Geschlecht, Alter, Aufgabengebiet, Verantwortlichkeit, Kompetenz etc. Und behalten Sie bei allen Stufen der Eventplanung genau diese Vorstellung Ihrer Teilnehmer bildlich im Kopf.

3 – Gewünschte Ergebnisse
Woran machen Sie fest, ob die Veranstaltung gelungen war? Definieren Sie dazu messbare Größen wie Anzahl der Teilnehmer, Anzahl generierter Leads, Verkaufsabschlüsse, Anzahl geführter Gespräche, Bewertungsnote der Teilnehmer, Verhältnis Umsatz/Kosten, Anzahl Posts in sozialen Medien, Berichterstattung in der Presse etc. Es gibt viele messbare Kennzahlen. Notieren Sie diese und vermerken Sie, wie Sie die Werte erfassen möchten.

4 – Idee und Thema
Was ist der „rote Faden“ der Veranstaltung? Um welches Thema dreht sich alles? Oder konkret gefragt: Was ist der inhaltliche Kern Ihrer Veranstaltung, der Ihre Teilnehmer zum Kommen veranlasst? Was interessiert Ihre Zielgruppe und welchen konkreten Nutzen stiftet ihnen das Event?

5 – Grob-Ablauf
Was ist das Event-Format? Tagung, Messe, Kongress? Wie ist der Zeitrahmen (eintägig, mehrtägig)? Welche Bestandteile gibt es? Redner, Medien, Shows, Catering, Präsentation, Workshop, Networking etc.. Gibt es eine Dramaturgie? Planen Sie eine Abwechslung von Information und Erlebnis/Emotion? Definieren Sie grob, wie Sie sich die Veranstaltung und ihre Bestandteile vorstellen.

6 – Teilnehmer-Kommunikation
Wie gewinnen Sie Ihre gewünschten Teilnehmer? Definieren Sie, wie Sie Ihr Event bewerben. Welche Kommunikationsmittel möchten Sie in welchen Medien einsetzen? Welche Botschaften senden Sie? Gibt es spezielle Anreize zur Teilnahme, auf die Sie hinweisen (Nutzen, Vorzüge, Rabatte, Early Bird etc.). Zur Teilnehmer-Kommunikation gehört auch die Information angemeldeter Teilnehmer vor, während und nach der Veranstaltung. Über welche Wege und zu welchen Zeitpunkten informieren Sie?

7 – Team
Wie sieht die Projektorganisation aus? Welche Teammitglieder benötigen Sie? Wer übernimmt welche Aufgaben und Verantwortung? Stemmen Sie das Event mit eigenen Mitarbeitern oder planen Sie Externe (Projektleiter, Freelancer, Agenturen) mit ein?

8 – Budget
Welche Sach- und Personalkosten entstehen? Gehen Sie bei der ersten Kostenplanung von Daumenwerten und ggf. Erfahrungswerten aus. Zu berücksichtigende Kosten sind die Locationmiete, Equipment, ggf. Standbau, Technik, Mobiliar, Medien, Catering, Kosten für die Teilnehmerkommunikation, Werbemaßnahmen, Versicherungen u.a.. Personalkosten setzen sich zusammen aus Kosten für das Eventmanagement, Dienstleister im Vorfeld und vor Ort sowie Ihr eigenes Event-Team am Veranstaltungstag. Welche Einnahmen rechnen Sie dagegen? Gibt es eine Teilnehmergebühr? Rechnen Sie mit konkreten Verkaufsabschlüssen oder Produktverkäufen vor Ort?

9 – Grob-Zeitplan
Legen sie den groben Zeithorizont und Meilensteine fest. Wann soll die Veranstaltung in etwa stattfinden? Bis wann wollen Sie die Location gebucht haben? Wann soll das Event-Team definiert sein? Wann starten Sie mit der Detail-Organisation? Wann gehen Sie in die externe Kommunikation? Legen Sie auf sehr grober Ebene einen Zeitstrahl fest, den Sie später mit Details füllen können.

10 – Evaluation
Wie bewerten Sie die Veranstaltung am Ende gesamtheitlich? Wie bereiten Sie die Zielerreichung auf und an wen wird diese kommuniziert? Wie ermitteln Sie das interne und externe Feedback? Und wie halten Sie Ihre Erfahrungen in Lessons Learned fest? Machen Sie sich über diese Themen zu Beginn Gedanken. Denn nach der Veranstaltung kommt dies oft zu kurz.

So, los geht’s. Nun sind Sie gut gerüstet mit jeder Menge Tipps. Starten Sie jetzt mit dem Konzept für Ihre Veranstaltung!

 

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