Wie organisiere ich eine Veranstaltung?

10 Tipps für Ihre Eventplanung, mit denen Sie Veranstaltungen erfolgreich organisieren

 

Wie geht man bei der Eventplanung richtig vor? Woran muss ich alles denken? Nachdem das strategische Konzept steht, geht es um viele organisatorische Details.

Egal ob Messe, Tagung oder Kongress – gut organisiert und mit vorausschauendem Blick gelingt Ihre Veranstaltung garantiert. Die Kunst ist, sich zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Fragen zu stellen. Dazu finden Sie hier 10 bewährte Praxistipps für Ihr Eventmanagement.

 

Mit diesen 10 Tipps wird Ihre Veranstaltung ein Erfolg:


Tipp 1: Terminfindung

Oje, wir haben das WM-Fußballspiel oder das Champions League-Finale übersehen. Falls dies für Ihre Zielgruppe wichtig ist, sollte Ihnen dieser Fehler nicht passieren. Achten Sie bei der Terminfindung auf relevante Überschneidungen. Checken Sie Ferien, Brückentage, relevante Veranstaltungen wie Messen oder Kongresse (in der gleichen Stadt oder der Branche) etc. Berücksichtigen Sie bei der Terminwahl auch günstige Wochentage. Gibt es z.B. Schließtage, Bürotage, Homeofficetage, etc. Sorgen Sie dafür, dass der Termin für Ihre Wunschteilnehmer keine Hürde darstellt. So legen Sie den ersten Grundstein, um den Erfolg für Ihr Event zu planen.

 

Tipp 2: Passende Location
Hat die Location Renommee oder bietet einen Mehrwert für die Besucher? „Da wollte ich schon immer mal hin!“. Es muss nicht das Adlon in Berlin sein – das ist sogar nicht für jede Zielgruppe ein Anreiz. Vielmehr zieht eine Location, zu der die Zielgruppe Bezug hat. Durch die Historie, durch die Branche, durch die Region o.ä.. Mögliche Ideen sind ein bestimmtes Museum, ein Fußballstadion, eine bekannte Bibliothek, eine Stadt, ein Schiff, ein See, ein Wolkenkratzer, ein Wahrzeichen oder ein interessantes Unternehmen. So kann die Location maßgeblich dazu beitragen, dass sich Ihre Besucher anmelden. Ihr zweiter Baustein für erfolgreiches Eventmanagement.

 

Tipp 3: Bequeme Anreise
Wie reisen Ihre Teilnehmer an? Mit dem Auto? Dann sorgen Sie für eine gute Autobahnanbindung. Per Flug oder Zug? Dann eignet sich eine zentrale Lage am Hauptbahnhof und die einfache Erreichbarkeit mit Öffentlichen Verkehrsmitteln ist ein Muss. Wie weit reisen Ihre Teilnehmer an? Planen Sie den Wochentag und den Beginn so, dass die Anreise nicht zum Engpass wird. Oder haben Sie schon darüber nachgedacht, Ihr Event mit einer anderen Veranstaltung zu koppeln, so dass nur eine Anreise erforderlich ist? Beschreiben Sie die Anfahrt und die Parkmöglichkeiten detailliert. Und beschildern Sie die Location vor Ort. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teilnehmer pünktlich und ungestresst Ihre Veranstaltung erreichen.

 

Tipp 4: Angemessenes Catering
Die Verpflegung Ihrer Teilnehmer ist unheimlich wichtig. Sie können das beste Programm der Welt bieten. Stimmt die Verpflegung nicht, wird sich dies negativ auf Ihre Veranstaltung auswirken. Essen und Trinken ist ein Grundbedürfnis. Hunger und Durst überlagern alles. Zudem ist Essen und Trinken ein Genuss. Wir tun dies einfach gerne, weil es schmeckt. Bieten Sie ein passendes Catering, dann sind Ihre Gäste gut drauf und übertragen damit positive Assoziationen auf den gesamten Veranstaltungsablauf. Wichtig ist dabei, eine angemessene Verpflegung zu bieten. Es muss kein Kaviar sein. Statt überdimensioniert, soll es zur Zielgruppe, Art der Veranstaltung und dem Zeitrahmen passen. Clever ist es, durch eine Besonderheit aufzufallen. Durch etwas, das in Erinnerung bleibt. Vor allem aber muss das Catering auch zweckdienlich sein. Fingerfood an Stehtischen, wenn Networking erwünscht ist. Ein mehrgängiges Lunchbuffet, wenn ausreichend Zeit und Sitzgelegenheiten vorhanden sind. Das sind kleine Tricks, die aber maßgeblich zum Erfolg Ihres Events beitragen.

 

Tipp 5: Cleveres Eventmarketing
Werben Sie für die Veranstaltung dort, wo Ihre Wunschteilnehmer aktiv sind. Nutzen Sie die richtigen Kommunikationskanäle. Wo bewegen sich Ihre Besucher im Internet? In Sozialen Medien oder in Foren? Dann sollten Sie dort präsent sein. Welche Zeitschriften und Zeitungen werden gelesen? Sorgen Sie mit einer guten Pressearbeit oder Anzeigen, dass Sie dort vertreten sind. Und natürlich sollten Sie auch durch gezieltes Online-Marketing und Ihren E-Mail-Newsletter für Traffic auf Ihrer Unternehmens- oder Event-Webseite sorgen. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Es gilt, die richtigen Kanäle für Ihre Zielgruppe zu bespielen. Und das natürlich mit dem passenden Sprachstil und einer angemessenen Wortwahl. Formulieren Sie so, wie Ihre Zielgruppe kommuniziert.

 

Tipp 6: Bedachte Zeitplanung
Planen Sie die Agenda mit Bedacht. Bauen Sie Zeitpuffer ein, wo sie nötig sind. Bedenken Sie: An welcher Stelle kann es zu Rückfragen oder Diskussionen kommen? Große Gruppen sind träge. Planen Sie genug Zeit für Raumwechsel ein. Was ist Plan B, wenn sich ein Referent verspätet? Wie reagieren Sie, wenn der Zeitplan aus dem Ruder läuft? Welche Steuerungsmöglichkeiten haben Sie? Was ist, wenn die Technik nicht richtig funktioniert? Wann verlassen die ersten Teilnehmer die Veranstaltung? Platzieren Sie die wichtigen Themen frühzeitig und achten Sie darauf, dass Ihre Leaderfassung vorher erfolgt ist.

 

Tipp 7: Attraktives Programm
Gestalten Sie ein Programm, das wirklich gefragt ist und Ihre Teilnehmer lockt. Sorgen Sie dafür, dass die Themen, Referenten und Keynote-Speaker den Puls der Zeit treffen. Wichtig sind aktuelle Themen, mit denen sich die Zielgruppe beschäftigt oder bei denen der „Schuh drückt“. Führen Sie im Vorfeld einige Gespräche mit ausgewählten Vertretern Ihrer Wunschteilnehmer. So erfahren Sie aus erster Hand, was interessiert und zur Teilnahme motiviert.

 

Tipp 8: Rahmenprogramm ja/nein
Ein Rahmenprogramm macht Sinn, wenn es die Teilnehmer lockt. Für manche Veranstaltungen ist ein hochwertiges Rahmenprogramm ein absolutes Lock-Argument, sich überhaupt zur Veranstaltung anzumelden. Bei anderen Veranstaltungen ist es völlig irrelevant, weil die Teilnehmer rein aus fachlichem Interesse zur Veranstaltung anreisen und direkt danach auch wieder abreisen. Entscheiden Sie sich für ein Rahmenprogramm, prüfen Sie, was es kosten darf und wer die Kosten trägt. Beachten Sie dabei auch, dass es mit Compliance Richtlinien vereinbar ist.

 

Tipp 9: Ticketkosten

Ob die Teilnahme an der Veranstaltung kostenpflichtig oder kostenfrei ist, hat mehrere Aspekte. Zum einen natürlich die Kostensituation und die Frage, wie Sie die Kosten decken. Eine andere Dimension der Preisfrage ist Ihre Strategie. Die Wertigkeit der Veranstaltung verbindet man mit dem Preis. Was nix kostet, ist nichts wert. Allerdings darf der Preis auch keine Hürde für die Teilnahme sein. Er muss im Budget der Teilnehmer ohne Probleme verfügbar sein. Bedenken Sie auch, dass eine Teilnahmegebühr die No-Show-Rate verringert. So sorgen Sie dafür, dass sie eine gute Planungssicherheit haben. Egal ob Sie die Veranstaltung kostenfrei oder kostenpflichtig anbieten, wählen Sie einen sinnvollen und einfachen Anmeldeprozess. Arbeiten Sie mit einem geeigneten Ticketing-Partner zusammen. Prüfen Sie, welche Leistungen und Services dieser bietet, die zu Ihren Abläufen und zur Teilnehmerkommunikation passen.

 

Tipp 10: Plan B
Durchdenken Sie Ihre Veranstaltung im Vorfeld gut. Dazu gehört natürlich: Was wollen Sie erreichen? Wie erreichen Sie dies? Sie überlegen sich also die Optimal-Situation. Sie sollten aber unbedingt einen Plan B zu Ihrem „Wie“ in der Hinterhand haben. Denn wenn die Optimal-Situation nicht eintritt, müssen Sie handeln. Und dies oftmals schnell. Was machen Sie, wenn sich weniger Teilnehmer als geplant registrieren oder vor Ort anwesend sind? Was ist, wenn es Wetter oder Verkehrssituation an diesem Tag nicht gut mit Ihnen meinen? Planen Sie eine Programm-Variante, die Sie flexibel macht. Sprechen Sie mit den Ansprechpartnern Ihrer Location im Vorfeld über mögliche Alternativ-Szenarien, um vor Ort fix und flexibel reagieren zu können. Was ist, wenn das Budget überschritten wird. Bei welchen Positionen können Sie einsparen oder Ihr Budget aufstocken? Und und und… Es reicht oft schon, sich darüber Gedanken zu machen. Dann erwischt Sie Unerwartetes nicht eiskalt. Je besser Sie Ihr Event durchdenken, umso gesicherter ist Ihr Veranstaltungserfolg.

 

Zusammenfassung
Um ein Event erfolgreich zu organisieren, braucht es eine gute Idee, einen gut strukturierten Kopf und einen Hauch Kreativität. Der Rest ist Handwerkszeug, das man erlernen kann.

 

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