Mit diesem Leitfaden gelingt Ihre Veranstaltungsorganisation.

Sie haben den Startschuss für Ihre Event-Organisation bekommen? Das Strategie-Konzept steht. Prima. Jetzt geht es los mit der konkreten Organisation. Es ist nun Zeit, einen Event-Projektplan zu erstellen.

Auf die Details kommt es an. Denn am Ende sind es genau die vielen kleinen Dinge, die dafür sorgen, dass Ihre Veranstaltung rundum gelingt. Also zu einer richtig runden Sache wird.

Ein guter Event-Projektplan enthält alle Details Ihrer Veranstaltung. Er strukturiert, priorisiert und terminiert diese und zeigt Ihnen, was Sie wann zu erledigen haben. So dass Sie bei der Organisation nichts vergessen und jederzeit den Überblick haben.

Doch wie erstellt man einen praxistauglichen Projektplan? Und was gehört hinein?

So gelangen Sie zum Event-Projektplan in 10 Schritten:

Schritt 1: Location

• Raumbedarf (Größe, Anzahl)
• Bestuhlung
• Mobiliar / Equipment
• Technik
• Beschilderung
• Parkplätze

Schritt 2: Programm

• Programmablauf
• Agenda
• Vorträge / Präsentationen / Workshops
• Referenten / Moderatoren
• Show / Musik
• Abendprogramm

Schritt 3: Dienstleister

• Projektleiter
• Caterer
• Messebauer
• Technik
• Film / Ton
• Hostessen
• Presse
• Druckerei / Lettershop
• Dekoration
• Security
• Feuerwehr / Erste Hilfe
• Dolmetscher
• Garderobenpersonal

Schritt 4: Catering

• Art (Lunch, Dinner, Buffet, Imbiss, Menü, Flying-Dinner etc.)
• Getränke
• Alternativgerichte (Vegetarier, Veganer, Allergien)
• Servicepersonal
• Geschirr, Besteck, Gläser
• Aufbau / Anlieferung
• Mobiliar / Equipment

Schritt 5: Werbemittel

• Messestand
• Roll-ups
• Plakate / Transparente / Fahnen
• Print-Medien
• Digitale Medien
• Event-App

Schritt 6: Team

• Personalplanung und Aufgabenverteilung
• Briefing
• Dress-Code
• Übernachtungen
• Reiseplanung
• Abendprogramm

Schritt 7: Logistik

• Materialliste
• Spedition
• Reiseplanung
• Auf- und Abbauplanung

Schritt 8: Teilnehmer

• Eventkommunikation (Einladung/Bewerbung)
• Ticketing
• Übernachtung
• Anreise und Parken
• Transfer
• Teilnehmermappen
• Teilnehmerliste
• Namensschilder
• Handouts
• Give-Aways

 Schritt 9: Rechtliches

• Verträge Location, Dienstleister, Programm
• Deadlines und Stornotermine
• Versicherungen (Haftpflicht, Transport, Diebstahl)
• Gema
• Behörden

Schritt 10: Event-Nachbereitung

• Debriefing
• Feedback-Erfassung
• Follow-up
• Evaluation
• Lessons Learned
• Folgeveranstaltung

So, los geht’s.

Starten Sie mit dem ersten Schritt! Erstellen Sie nun Ihren individuellen Event-Projektplan!

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Diese erhalten Sie in meiner Event-Beratung „Event-Organisation“. Und oben drauf gibt es noch viel mehr: Praxiserprobte Leitfäden, Vorlagen und jede Menge Praxis-Wissen. Sie tauschen sich in Gesprächen mit mir zu Ihrem Projekt aus. Und am Ende des Coachings verfügen Sie über Ihren individuellen, vollumfassenden Event-Projektplan, der Ihnen jederzeit zeigt, was zu tun ist. Klingt gut? Hier geht’s zur Event-Beratung „Event-Organisation“.

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